تا به حال بار ها از نرم افزار تایپ و ویرایش متن ورد استفاده کرده ایم، مطالب زیادی را در آن تایپ کردیم و از قابلیت های پیشفرض آن استفاده نمودیم ،اما آیا هرگز به فکر این افتاده ایم که شاید این تمام کاربرد و قابلیت های این نرم افزار قدرتمند نباشد؟ امروز و در این پست انزل وب ۱۱ قابلیت و ترفند مخفی ورد مایکروسافت آفیس (Word Microsoft Office) را که شاید تا به حال از دید پنهان بوده است و در عین حال میتوانند باعث افزایش سرعت و کارایی این نرم افزار شوند را معرفی خواهیم کرد.

قابلیت های مخفی نرم افزار مایکروسافت ورد آفیس

اکثر ترفندهای معرفی شده با اندکی تغییر بر روی نسخه های قدیمی ورد مانند ورد ۲۰۱۰ ، ۲۰۰۷ و.. نیز قابل اجرا هستند.

مخفی سازی عناصر موجود زیر تب های منو صفحات Word

یکی از بخش هایی که به راحتی در word قابل پنهان سازیست و کار را برای کاربران ساده تر می کند، حذف نوار ابزار موجود (و گاها اضافه بر سازمان) در صفحه می باشد. این نوارها با استفاده از کلید های ترکیبی ctrl +F1 قابل حذف خواهد بود.

به تصویر زیر نگاه کنید:

به علاوه این بخش می تواند به صورت خودکار با کلیک روی Ribbon Display Option و سپس با انتخاب Auto-hide Ribbon حذف شود.

بخش دیگری که با جود آنکه قبلا در ورد ۲۰۱۰ معرفی شده بود،در ورد ۲۰۱۵ و ۲۰۱۳ بیشتر مورد توجه قرار گرفت،حالت مطالعه یا read mood می باشد.این حالت را می توانید با استفاده از کلید ترکیبی ALT + W-F فعال کنید.

این حالت بیشتر برای تبلت ها و مطالعه ی راحت تر معرفی شد.با این حال برای هر گونه دستگاهی نیز قابل استفاده است.

در صورت تمایل می توانید از راه زیر نیز استفاده کنید:

از بخش منو نرم افزار و انتخاب گزینه های View > Read Mode

تنظیم نوشته ها با استفاده از Outline View

یکی از بخش هایی که برای ایجاد نوشته ها به صورت کارآمد تری ارائه شد، حالت Outline View است.این حالت میزان کارایی شما و همچنین مدیریت مطالب را تا ۵۰ درصد افزایش میدهد.در این حالت یک تولبار یا نوار ابزار مجزا برای شما ایجاد میشود که مدیریت به شکل متفاوت تری از این بخش صورت می گیرد.

تولبار موجود در آن شامل جلوه های زیادی مانند هدینگ یا عنوان ها در ۹ سطح ،امکان مخفی کردن بخش هایی از متن ، نمایش بزرگتر بخش های انتخاب شده از متن ،پیش نویس سریع مطالب،کشیدن بخشی از متن و پیست کردن آن به شیوه ی drag and drop و… از جمله ویژگی های تولبار پیشرفته تر در این قسمت است.

تبدیل پارگراف متن به جدول و جدول به پاراگراف در کوتاه ترین زمان

یکی از بخش هایی که شاید برای کاربران بسیار کارآمد باشد، تبدیل سریع متن به جدول و بالعکس است.به این طریق که لازم نیست هر بار در ویرایش خود ، جدول را حذف و مجددا متن دلخواه را در قرار دهیم.

برای این کار کافیست:

در نوار ابزار روی تب insert کلیک کنید.

روی object کلیک کنید و سپس باکس مربوط به object باز می شود.

در باکس ظاهر شده، مطابق با شکل روی Microsoft Graph Chart کلیک کنید و سپس OK را بزنید.

استفاده از فرمول ها،نماد ها و علامت های حرفه ای تخصصی ریاضی و.. در Word

یکی از بخش هایی که به صورت حرفه ای تر برای تایپیست ها و کابران در ورد ۲۰۱۳ به بعد معرفی شد، المان ها و علامت های خاص ریاضی و غیر ریاضیست که به نام Equation در مایکروسافت ورد شناخته می شوند.

المان خاص خود را از مسیر Insert > Equation > Insert New Equation انتخاب کنید و مطابق شکل به کار برید:

نگهداری و ذخیره سازی ۲۴ ساعته سندهای نوشته شده در Word جهت استفاده سریع و همزمان

یکی از قابلیت های ویژه ی ورد نگه داری آیتم های موجود جهت انتشار به صورت همزمان است.می توانید با استفاده از این بخش ها به صورت همزمان چندین آیتم را ( به صورت حداکثری تا ۲۴ آیتم) در بخشی به نام کنترل پنل کوچک word نگه داری کنید و در هر زمان که بخواهید وارد صفحه اصلی کنید.

برای اینکار ، با استفاده از فلش کوچکی که در نوار بالا و در ابتدای صفحه وجود دارد و در نیز شکل مشخص شده است، با با دو بار زدن کلید های ترکیبی Ctrl+C این کنترل پنل را مشاهده کنید.

ترجمه ی سریع و در دسترس Word

بخش دیگری که در word میتواند بسیار کاربردی باشد، ترجمه ی سریع آن است که با استفاده از یک مرورگر به صورت خودکار مدیریت می شود.برای استفاده از ترجمه ی همراه word ، از تب Review و در نوار ابزار موجود ، گزینه ی Translate را انتخاب کنید.

تنظیم فواصل متن ها در Word

یکی از ابزارهای دیگر word ، تنظیم فاصله حرفه ای آن است که کار را برای کاربران، به خصوص کاربرانی که از فونت های بزرگ برای تایپ خود استفاده می کنند و معمولا در حفظ فواصل مشکل دارند آسان میکند.

تنظیم عرض بین حروف نیز یکی از کاربردی ترین جلوه های این ابزار برای تایپیست هاست.

روی فلش کوچکی که در بخش فونت و قسمت home وجود دار کلیک کنید تا صفحه ی مربوط را مشاهده کنید:

در باکسی که مشاهده می شود، چک باکس Kerning for fonts را بزنید، سپس در این قسمت سایز دلخواه را که قصد دارید با آن تایپ کنید را وارد کنید.

توجه داشته باشید که برخی از سایز ها همیشه با این قابلیت خوب به نمایش در نخواهند آمد!

ویرایش و پاکسازی اطلاعات و کدهای HTML، داده های مخفی و.. اضافی موجود در اسناد Word

یکی از بخش هایی که شاید برای خیلی از کاربران ضروری باشد و در وقت نیز صرفه جویی شود، قابلیت Inspect Document می باشد.این بخش برای اسناد موجود و اطلاعاتی است که در نگاه اول به چشم نمی آیند مثل کدهای HTML یا XML که شما از یک صفحه وب کپی و به همراه متن در سند ورد آورده میشوند و یا اطلاعات مخفی دیگری که در سند ورد موجود و قابل مشاهده نیستند را به صورت اتوماتیک بررسی و براحتی پاک کنید.

برای دسترسی به این ابزار مسیر زیر را طی کنید:

File > Info > Prepare for Sharing > Check for Issues > Inspect Document.

حالا در این پنجره میتوانید با انتخاب گزینه های مثل Hidden Text (که در بخش بعدی آن را معرفی میکنیم) تمام متن های مخفی را بررسی و در صورت نیاز بر روی گزینه Remove All برای حذف تمامی آنها کلیک کنید.

مخفی سازی بخشی از متن در Word

یکی از بخش هایی که کار خیلی از تایپیست ها را ساده تر کرده است، همین بخش است.به عنوان مثال در صورتی که شما یک آزمون را طراحی کنید، می توانید تمام بخش های آن را در ورد تایپ کنید، اما برای ارائه به کاربران ، نیاز باشد که پاسخ ها را مخفی کنید و سپس از برگه پرینت بگیرید.بنابراین این بخش برای مخفی سازی برخی عناصر لازم است.

برای مخفی سازی متن گام های زیر را دنبال کنید:

ابتدا بخشی از متن که باید پنهان شود را انتخاب کنید

مسیر Home > Font Dialog box > Font را انتخاب کنید (Font Dialog box با کلیک بر روی فلش کوچک بخش Font نمایش داده میشود)

چک باکس Hidden را بزنید سپس چک باکس Print hidden text را نیز انتخاب کنید.نهایتا روی OK کلیک کنید.

تبدیل اعداد انگلیسی به فارسی و فارسی به انگلیسی در Word

گاهی در متنی که ما در حال تایپ آن هستیم مجبوریم قسمتی از متن را از منبع دیگر کپی (Copy) و در سند ورد پیست (Paste) کنیم که اینکار ممکن است عواقبی را نیز به دنبال داشته باشد یکی از عمده ترین مشکلات، نمایش اعداد به صورت انگلیسی است.

اگر نمیخواهید اعداد موجود در متن تایپ شده انگلیسی باشند و همه اعداد انگلیسی باید به صورت یکدست به عدد فارسی تبدیل شوند مسیر زیر را طی کنید:

از تب File بالا گزینه Option را انتخاب کنید.در پنجره باز شده،بخش Advance را انتخاب و از این بخش لیست قسمت Numeral را روی Hindi تنظیم کنید و پنجره را OK کنید.

در این صورت کل اعداد انگلیسی متن به فارسی تبدیل میشوند.

همچنین اگر شما به عکس این قضیه یعنی تبدیل اعداد فارسی به انگلیسی در متن نیاز دارید فقط کافیست از لیست قسمت Numeral گزینه System (زبان اصلی سیستم شما نیز باید روی English باشد) را انتخاب کنید.

این ترفند برای تمامی نسخه های ورد آفیس (Microsoft Office Word) از جمله ورد ۲۰۱۵ ، ۲۰۱۳ ، ۲۰۰۷ ، ۲۰۰۳ و.. قابل اجراست.